Xuất phát từ quan điểm công thái học (ergonomics: khoa học nghiên cứu cách thiết kế các trang thiết bị ở nơi làm việc sao cho tạo được sự thoải mái, an toàn, hiệu quả và đạt năng suất cho người sử dụng), chúng ta không nên xem nhẹ khâu thiết kế bàn ghế văn phòng nhằm đạt đúng chuẩn mực và đem lại hiệu quả làm việc cao.

Cuộc sống sẽ trở nên thật khó khăn khi hàng ngày ta phải “chiến đấu” với những cánh cửa bị kẹt trong một không gian chật chội và cơ thể ta sẽ phát bệnh nếu cứ phải ngồi trên những chiếc ghế xiêu vẹo, không có chỗ tựa hoặc liên tục gõ tay vào bàn phím ở một độ cao không thích hợp.

Ta thường không đánh giá đúng mức tầm quan trọng của bàn ghế trong văn phòng, đặc biệt là những nơi không có khách lui tới. Ở các văn phòng nhỏ, ít người làm việc, nên hợp lý hóa công việc để khỏi phải kê nhiều tủ và kệ đựng hồ sơ. Việc sắp xếp bàn làm việc cho phù hợp với tuần tự công việc cũng giúp hạn chế số người đi qua đi lại trong văn phòng.

Góc cạnh của bàn ghế phải thuôn tròn để thuận lợi cho việc di chuyển của nhân viên trong văn phòng và để chúng không chĩa cạnh nhọn vào những người gần bên, gây cảm giác bất an cho họ. Hàng ngày, cứ phải lách người qua bàn mới tới được tủ đựng hồ sơ, hoặc mỗi lần ra vô lại không mở được cánh cửa vì chiếc ghế của ai đó đang chặn đường – tất cả đều khiến bạn bực bội và dễ bị căng thẳng.

Sức khỏe và sự an toàn

Chứng tổn thương do sự tái diễn căng thẳng (RSI) là hậu quả của việc làm đi làm lại mãi một công việc và có thể gây những triệu chứng rất khó chịu cho người bệnh. Hiện đã có những loại dụng cụ nâng đỡ cổ tay và các phương pháp khác để giảm bớt tác hại này.

Các nhà quản lý công ty cần biết thông cảm với những người bị mắc chứng này và trang bị cho văn phòng bàn ghế và trang thiết bị thích hợp để làm giảm bớt vấn đề này và đồng thời phòng chống chứng bệnh này ngay từ đầu.

Các tủ và kệ đựng hồ sơ phải có độ cao thích hợp với vật đặt trong nó để nhân viên không phải cúi hay nhoài người quá mức mới với đến chúng. Tủ đựng hồ sơ cao quá đầu gây cảm giác ức chế và không an toàn. Các cạnh của kệ sách nằm gần một ghế tựa có thể tạo ra “mũi tên năng lượng độc hại”, gây bất an cho những người ngồi gần đó. Nếu có thể, ở nơi gần chỗ ngồi nên dùng các loại tủ có kệ để hở và do đó làm giảm đi vẻ bừa bộn của văn phòng.

Những kệ sách cao tới trần nhà gây nhiều áp lực đối với những văn phòng nhỏ và hình như trong phòng càng nhiều kệ chừng nào, ta lại càng hay cất đầy vào đó nhiều vật dụng không thật sự cần thiết chừng ấy. Ở những văn phòng nhỏ, có thể đặt gương để tạo ảo giác về sự thoáng rộng. Tuy nhiên, phải tránh để gương chiếu thẳng vào người đang làm việc, nếu không, tùy vào tính cách của mỗi người, có thể họ sẽ cảm thấy bất an hoặc sẽ nhìn vô gương làm dáng cả ngày.

Các kích thước

Thông thường, các vật dụng văn phòng đều được mua sẵn từ các nơi bán trang thiết bị văn phòng. Nếu vật dụng của bạn được đặt hàng theo yêu cầu, bạn sẽ có cơ hội ứng dụng theo những kích thước có lợi của khoa Phong thủy. Ở Trung Quốc, người ta tin rằng có những kích thước mang lại sự may mắn và có những kích thước mang lại điều bất lợi cho chủ nhân.

Áp dụng những kích thước thích hợp vào bảng hiệu, cửa sổ, cửa ra vào, bàn làm việc, ghế tựa, tủ sách và những vật dụng khác sẽ bảo đảm bạn sẽ có được ưu thế để phát triển thành công công việc kinh doanh của mình.

Các số đo này được lấy từ 8 phép chia của một đường chéo, khoảng 43 cm, cắt đôi một hình vuông trên cơ sở một bộ của Tàu, có lẽ cũng gần bằng một bộ Anh. Số đo này có thể gọi là “tỷ lệ vàng” hay hệ số pi trong khoa kiến trúc phương đông, và được căn cứ trên tỷ lệ cân xứng của vạn vật. Tỷ lệ này có thể tìm thấy trong các hoa văn phát triển trên các lớp vỏ hoặc mai của loài nhuyễn thể, trên các chỉ dấu ở thảo mộc cùng với các hiện tượng thiên nhiên khác.

Ba kích thước chính của bàn làm việc (dài, rộng, cao) phải phù hợp với các kích thước đem lại may mắn trong Phong Thủy – chiều cao và bề rộng của lưng ghế cũng nên như vậy, cho dù vẫn phải phù hợp với các tiêu chuẩn hiện đại của công thái học đối với việc thiết kế bàn ghế. Các vật dụng khác như kệ sách hay tủ trưng bầy đều có thể được thiết kế theo các nguyên tắc này.