Chỗ ngồi không cố định: làm gì khi mình không được chọn chỗ
Hai bài trước nói bố trí chỗ ngồi trong văn phòng và góc làm việc tại nhà. Cả hai đều giả định một điều mà ngày càng nhiều người không có: một cái bàn của riêng mình.
Văn phòng chia sẻ, chỗ ngồi linh hoạt, nhân viên đi công trình, người làm việc ở quán — mỗi ngày một chỗ, và không ai cho mình sắp lại bàn ghế. Bài này nói phần vẫn kiểm soát được.
Chọn chỗ trong khả năng
Kể cả khi không được chọn hẳn, thường vẫn còn vài lựa chọn trong ngày:
- Tránh ngồi quay lưng ra lối đi đông người — không phải chuyện kiêng kỵ mà là chuyện tập trung: cứ có người đi qua sau lưng thì mắt tự liếc theo.
- Tránh ngay cạnh cửa ra vào, chỗ máy in, chỗ pha cà phê — ba điểm ồn nhất mọi văn phòng.
- Tránh ngồi thẳng dưới miệng điều hoà, và tránh chỗ nắng chiếu thẳng vào màn hình.
- Gần cửa sổ nếu được — ánh sáng tự nhiên làm mắt đỡ mỏi hơn nhiều so với đèn trần.
- Chỗ có ổ cắm, để khỏi phải đổi chỗ giữa buổi.
Nếu tới sớm được thì tới sớm là cách hiệu quả nhất — người tới sớm được chọn.
Bộ đồ mang theo
Ngồi chỗ nào cũng được nếu mang đủ mấy thứ nhỏ:
- Tai nghe chống ồn — món đáng tiền nhất trong danh sách này.
- Giá kê máy tính gấp gọn, để màn hình lên ngang tầm mắt.
- Bàn phím và chuột rời nếu dùng giá kê.
- Dây sạc và ổ chia riêng của mình.
- Một vật nhỏ quen thuộc đặt lên bàn — nghe vụn vặt nhưng nó tạo cảm giác đây là chỗ của mình trong hôm nay.
Phần sức khoẻ — quan trọng hơn cả
Đây là chỗ chỗ ngồi linh hoạt gây hại thật, vì bàn ghế không chỉnh được mà mình vẫn ngồi tám tiếng:
- Màn hình phải ngang tầm mắt. Cúi nhìn laptop cả ngày là nguyên nhân đau cổ vai gáy phổ biến nhất của người làm văn phòng.
- Chân chạm sàn, đầu gối vuông góc; ghế cao quá thì kê chân lên gì đó.
- Khuỷu tay ngang mặt bàn, cổ tay không gập ngược.
- Đứng dậy mỗi giờ một lần — cái này bù được khá nhiều cho một chỗ ngồi không lý tưởng.
- Đau kéo dài thì đi khám, đừng chịu đựng rồi tự chẩn. Đau cổ vai gáy để lâu thành mạn tính.
Giữ tập trung ở chỗ đông
- Chia ngày thành khối: việc cần tập trung làm lúc phòng vắng, việc trao đổi để lúc đông.
- Quy ước dấu hiệu với đồng nghiệp — đeo tai nghe là đang tập trung, chẳng hạn.
- Tắt thông báo trong khối tập trung.
- Đổi chỗ giữa buổi nếu chỗ đang ngồi quá ồn; ở chỗ linh hoạt thì đây là quyền của mình.
Đồ đạc và riêng tư
- Đừng để đồ giá trị lại chỗ ngồi khi rời đi, kể cả chỉ vài phút.
- Khoá màn hình mỗi lần đứng dậy — thành thói quen thì không phải nhớ.
- Ngồi sao cho màn hình không quay ra lối đi nếu làm việc có thông tin nhạy cảm; nếu không được thì dùng tấm che góc nhìn.
- Không nói chuyện điện thoại có nội dung riêng tư ở khu chung — ra ngoài hoặc vào phòng gọi.
- Dọn sạch chỗ khi rời đi. Đây là phép lịch sự cơ bản của chỗ ngồi chung, và người ta để ý hơn mình tưởng.
Nếu công ty vừa chuyển sang chỗ ngồi linh hoạt
Đây là thay đổi mà nhân viên thường không được hỏi ý, và có mấy điều đáng nói ra:
- Hỏi rõ có bao nhiêu chỗ so với bao nhiêu người — thiếu chỗ vào ngày đông là vấn đề tổ chức, không phải lỗi ai tới muộn.
- Đề nghị có tủ cá nhân dù nhỏ; không có chỗ cất đồ là bất tiện thật và dễ giải quyết.
- Đề nghị vài phòng nhỏ để gọi điện — nếu không có thì cả phòng phải nghe mọi cuộc gọi.
- Người có nhu cầu riêng nên được ưu tiên chỗ cố định: người đau lưng cần ghế riêng, người khiếm thính cần chỗ ít ồn, phụ nữ mang thai.
Mấy đề nghị này nên nói ở mức tổ chức chứ đừng nói như phàn nàn cá nhân — và nói sớm, khi bố trí còn đang điều chỉnh được.
Nếu ngồi quán
- Gọi đồ tử tế nếu ngồi lâu; quán là chỗ kinh doanh, không phải văn phòng miễn phí.
- Tránh giờ cao điểm của quán, vừa đỡ ồn vừa không chiếm bàn của khách ăn.
- Đừng dùng mạng công cộng cho việc nhạy cảm; dùng dữ liệu điện thoại thì an toàn hơn.
- Hỏi trước có ổ cắm không, đừng mặc định.
Một điều đáng nói
Người phải đổi chỗ ngồi mỗi ngày thường mệt hơn mình nghĩ — không phải vì chỗ ngồi xấu mà vì mỗi sáng phải quyết định lại từ đầu.
Cách giảm mệt hiệu quả nhất là tạo một thói quen cố định dù chỗ ngồi thay đổi: cùng một cách bày đồ, cùng một trình tự mở việc, cùng một giờ nghỉ. Cái cố định không nằm ở cái bàn, nó nằm ở nếp làm việc của mình.